Novum im Dax

Bayer veranstaltet die erste virtuelle Hauptversammlung eines Dax-Konzerns. Rund 5.000 Aktionäre schalten sich ein. Die Vorbereitung für alle Beteiligten ist maximal kurz. Sie arbeiten in neuen Teams und aus dem Home Office mit Hochdruck daran, dass am 28. April die Premiere glückt. Ein Blick hinter die Kulissen.

Wo sich sonst Tausende von Aktionären, Dienstleistern, Journalisten und Kolleginnen und Kollegen von Bayer versammeln, sind es diesmal nur wenige Menschen. Wegen der Corona-Pandemie ist alles anders: „Mit der Gesetzesänderung am 27. März hatten wir nur etwa vier Wochen Zeit, um im bewährten Hauptversammlungs-Team das neue Format auf die Beine zu stellen“, erzählt Oliver Maier, Leiter Investor Relations. Üblicherweise werden solche Projekte sechs bis neun Monate im Voraus geplant. Ein unglaublicher Kraftakt vieler Mitarbeiter und Dienstleister aus unterschiedlichsten Bereichen ermöglicht, dass die Premiere am Ende dennoch reibungslos gelingt. „Wir bei Bayer mögen ja Herausforderungen jeglicher Art. Wie wir diese gemeistert haben, unterstreicht die Professionalität und Qualität des Teams“, fasst Michael Preuss, Leiter der globalen Kommunikation, zusammen.

 

Weniger Menschen, dadurch aber nicht weniger Aufwand

Denn dass der Entfall der Präsenzveranstaltung weniger Aufwand bedeutet, ist ein Trugschluss. Im Gegenteil: „Wir mussten im Grunde genommen nochmal ganz von vorne anfangen. Wer muss dabei sein? Wie setzen wir die Maßnahmen zum Schutz der Gesundheit um? Wie stellen wir sicher, dass wir etlichen Tausend Zuschauern eine professionelle Übertragung anbieten?“, so Ulrike Tondorf, Leiterin Live & Experience Branding bei Bayer.


Bei der virtuellen Hauptversammlung ist der Gastgeber Bayer jetzt stärker auf IT-Technik angewiesen – eine Task-Force stellt sicher, dass alles glatt läuft. Allein 50 IT-Experten sind dabei involviert. Manuela Schwenninger koordiniert die IT-Gewerke: darunter Bayer-Experten für Datenschutz, Cybersecurity und externe Dienstleister. „Für vieles gibt es natürlich bereits digitale Lösungen, aber am Ende muss man für die Anforderungen Lösungen finden, die im Zusammenspiel funktionieren und sicher laufen – und zwar in relativ kurzer Zeit“, sagt sie.

 

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Der Countdown bis zum Tag der Hauptversammlung läuft, die IT-Logistik ist enorm. Die Übertragung der Hauptversammlung sichern die IT-Kollegen gleich mehrfach ab, für den Fall, dass irgendwo die Technik versagt. Während der Veranstaltung tauschen sich alle Beteiligten permanent per Chat aus.


Experten sind dafür verantwortlich, die Infrastruktur sowie die Kommunikation und die Abstimmung für die registrierten Aktionäre abzusichern. Die Aktionäre hatten mit der Einladung die Möglichkeit bekommen, ihre Fragen vorab schriftlich zu stellen. Das funktioniert über ein Aktionärsportal auf der Internetseite von Bayer, außerdem gibt es – wie das seit Jahren üblich ist – weiterhin die Möglichkeit zur Briefwahl.

 

Die meisten Fragen erreichen das Team erst am Samstag, einige sogar kurz vor Fristende um Mitternacht. Die Antworten werden von den jeweiligen Spezialisten am Sonntag und bis spät in die Nacht vorbereitet – 245 Fragen an der Zahl. „Das war durchaus ein Kraftakt, wie bei jeder normalen Hauptversammlung, nur dass die Kolleginnen und Kollegen am Wochenende virtuell zusammengearbeitet haben“, erläutert Michael Preuss.

 

Abstand und Desinfektionsmittel zum Schutz vor Corona

Pünktlich um 10 Uhr eröffnet der scheidende Aufsichtsratschef Werner Wenning die Hauptversammlung. „Natürlich habe ich mir meine letzte Hauptversammlung anders vorgestellt und würde wirklich lieber zu ihnen persönlich im Raum sprechen", sagt er. Nach mehr als fünf Jahrzehnten verabschiedet er sich. Der Applaus, den Wenning unter normalen Umständen verdient und bekommen hätte, muss leider entfallen. Vor der Kamera sind insgesamt fünf Vertreter aus Vorstand und Aufsichtsrat sowie der Notar. Sie sitzen mit ausreichend Abstand zueinander hinter ihren Pulten. Andere Vorstände und Aufsichtsräte sind zugeschaltet.

 

Vorbereitungen der Online-Hauptversammlung von Bayer 2020

 

„Die Laufwege der Redner sind wir vorher abgegangen, um sicherzustellen, dass sie sich nicht zu nahe kommen“, so Tondorf. Bevor jeweils der nächste Redner ans Pult treten darf, muss er warten. Das Pult wird zunächst desinfiziert und es werden die Schutzkappen der Mikrofone ausgetauscht.


„Den Aufbau vorher haben wir entzerrt und auf mehrere Tage verteilt, damit nicht zu viele Menschen gleichzeitig ein und ausgehen. Man braucht auf jeden Fall Zeit – und Platz“, erzählt Tondorf. Im Raum selber sind lediglich wenige Techniker und Experten sowie zwei Kameramänner. Einige weitere Techniker im Foyer. Weil sie tagsüber etwas essen müssen, wurden für sie Lunchpakete von der Bayer Gastronomie gepackt. Außerdem werden Schutzmasken und Desinfektionsmittel zur Verfügung gestellt. Ein „Rapid-Response-Team“ und Dolmetscher sitzen nebenan in der Konzernzentrale. „Man braucht eine ordentliche Leitung, die Entfernungen sollten nicht zu weit sein“, sagt Tondorf.

 

Auch Kritiker sind eingeladen

Der Bayer-Vorstand und der Aufsichtsrat beantworten am Tag der Hauptversammlung wie gewohnt alle Fragen – und auch im Austausch mit Interessengruppen bemüht sich die Unternehmenskommunikation um Gewohntes.


„Verschiedene Interessengruppen nutzen traditionell die Hauptversammlung von Bayer, um auf Themen wie Umweltschutz oder Klimawandel aufmerksam zu machen“, sagt Christian Maertin, Leiter Corporate Communications. Damit dieser legitime Protest in der digitalen Hauptversammlung nicht komplett untergeht, hat das Social Media Team auf Twitter von 8 bis 10 Uhr eine Online-Demonstration veranstaltet, bei der ausschließlich Inhalte von Kritikern retweetet wurden. „Natürlich kann eine solche Aktion niemals eine echte Demonstration ersetzen, aber als Signal, dass Meinungsvielfalt aus unserer Sicht ein hohes Gut ist, war es uns trotzdem sehr wichtig.“


Am Ende der Veranstaltung spürt man Erleichterung. „Alle sind mit dem nötigen Respekt an diese Mammutaufgabe gegangen“, sagt Tondorf. „Es war eine riesen Teamleistung.“ Oliver Maier, Leiter Investor Relations, ergänzt: „Am Ende zählt, dass wir die hohen Erwartungen, die alle an die erste virtuelle Hauptversammlung eines DAX-Unternehmens hatten, erfüllt haben. Das ist uns auch unter diesen ungewöhnlichen Umständen trotz aller Unwägbarkeiten gut gelungen.“

 

Die Veranstaltung in Zahlen

  • Bis zu 5000 Zuschauer verfolgten das neue Format. 
  • Ein Corona-Notfallgesetz der Bundesregierung am 27. März hatte das ungewöhnliche Format möglich gemacht. 
  • Bayer hat diesmal 245 Fragen von 40 Aktionären erhalten. 2019 waren es 279. In den vergangenen drei Jahren sind es im Schnitt 239 Fragen von 51 Anteilseignern gewesen. 
  • Kickoff am 3. April – 15 Werktage zur Vorbereitung 
  • 10 Dienstleister und 50 Taskforce-Mitglieder 
  • Etwa 30 virtuelle Adhoc-Meetings 
  • Kosten der virtuellen Hauptversammlung betragen zwischen ein Drittel und ein Viertel der üblichen Summe
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Die Aufzeichnung der Hauptversammlung sowie Audiodateien finden Sie unter