Możesz odwiedzać naszą stronę, ponieważ:

•    dostałeś zaproszenie do jej odwiedzenia, w celu uzyskania dokładniejszych informacji dotyczących konkretnej czynności przetwarzania danych, gdyż nie mogliśmy udzielić Ci wszystkich niezbędnych informacji w momencie otrzymania Twoich danych osobowych; lub

•   szukasz publicznie dostępnych informacji na temat tego, jak przetwarzamy dane osobowe, które nie zostały przez Nas uzyskane bezpośrednio od Ciebie, ale na przykład z ogólnodostępnych źródeł, w przypadku gdy poinformowanie Cię  jest niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku (art. 14 ust. 5 lit. b) RODO);

•    skontaktowałeś się z działem HR lub skierowałeś do niego wniosek. Odbiorca Twojego wniosku skierowanego do działu HR, będący podmiotem prawnym należącym do Grupy Bayer, jako administrator danych osobowych pragnie przekazać użytkownikowi informacje na temat przetwarzania danych osobowych.
 

Kiedy wręczysz nam swoją wizytówkę, możemy ją skopiować i wprowadzić dane z tej wizytówki do jednego z naszych systemów zarządzania danymi kontaktowymi.

Gdy komunikujesz się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej, przetwarzamy informacje podane przez Ciebie w e-mailach (np. imię i nazwisko użytkownika, dokładniejsze dane teleadresowe znajdujące się w Twoim podpisie, treść e-maili lub wszelkich załączników), jak również metadane e-maila (np. znacznik czasu, adres IP nadawcy, aplikacje klienckie poczty elektronicznej, serwery pośredniczące itp.).
 
Ponadto Twój adres e-mail może być przez nas przetwarzany do celów związanych z cyberbezpieczeństwem. Dla zapewnienia ochrony zasobów danych Bayer przed nieuprawnionym ujawnieniem osobom trzecim używamy narzędzia Data Loss Prevention („DLP”), które pomaga zapobiegać potencjalnym incydentom wycieku danych poprzez wykrywanie i blokowanie określonych przepływów danych zawierających informacje wrażliwe. W przypadku wykrycia incydentu, który dotyczy Twojego adresu e-mail, dane są przechowywane przez okres niezbędny do oceny incydentu i jego rozwiązania lub do celów dowodowych. Dane są wówczas przetwarzane w naszym prawnie uzasadnionym interesie, aby uchronić Grupę Bayer przed utratą własności intelektualnej i innych wrażliwych informacji.
 

Do współpracy z osobami spoza Naszej organizacji wykorzystujemy różne platformy, takie jak Microsoft Teams, Microsoft SharePoint czy Microsoft Forms. W ramach tej współpracy firma Microsoft – jako nasz dostawca usług – przetwarza Twoje dane profilowe i kontaktowe (imię i nazwisko, służbowy adres e-mail i numer telefonu) oraz metadane (np. adres IP i znacznik czasu), a w przypadku konferencji online również Twoje dane dźwiękowe a także, w stosownych przypadkach, Twój wizerunek zarejestrowany przez kamerę.

 
Informacje te są przez nas wykorzystywane do wykonywania następujących czynności i korzystania z następujących technologii:

 
•    Dostęp do systemu umożliwiającego współpracę lub do ankiety: dostęp do środowiska Microsoft 365 firmy Bayer jest niezbędny do współpracy zgodnie z umową zawartą pomiędzy Nami a Tobą lub Twoim pracodawcą. Informacje związane z tym dostępem będą usuwane w ciągu maksymalnie 12 miesięcy od zakończenia współpracy.

•    Wideokonferencje: funkcja wideokonferencji w aplikacji Microsoft Teams umożliwia nam zapraszanie Ciebie do udziału w spotkaniach i wydarzeniach online wykorzystujących technologię audio i video. W pewnych sytuacjach spotkania odbywające się przez Teams mogą być nagrywane, co jest ogłaszane przez moderatora spotkania oraz wyraźnie wskazywane w samej aplikacji. Dane dostępowe uczestnika spotkania są usuwane po 90 dniach.

•    Współtworzenie dokumentów: współpraca lub realizacja projektu mogą wiązać się z tworzeniem lub edytowaniem dokumentów. Dane osobowe znajdujące się w metadanych dokumentu (imię i nazwisko autora, imię i nazwisko komentującego) mogą pozostawać w nich przez cały okres istnienia dokumentu. Standardowy termin na usunięcie dokumentu to 4 lata od momentu, kiedy dokument był po raz ostatni przetwarzany; dłuższe okresy przechowywania mogą obowiązywać np. w przypadku, gdy wymagany okres przechowywania dokumentu jest dłuższy.

•    Czat (Teams): czat może być wykorzystywany do komunikacji w ramach współpracy między firmą Bayer a użytkownikiem. Czat znajdujący się w aplikacji Teams jest przechowywany przez nie więcej niż cztery lata od daty danej wiadomości. Wiadomości z czatów prywatnych, w tym metadane, są przechowywane przez 30 dni.

•    Ankiety (Forms): ankiety mogą być wykorzystywane w ramach współpracy do gromadzenia informacji lub opinii na tematy mające związek z tą współpracą. Ankiety są anonimowe, o ile wyraźnie nie wskazano inaczej. Dane osobowe gromadzone w ramach ankiety są usuwane w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia ankiety.

•    Firmowa sieć społecznościowa (Yammer): firmowa sieć społecznościowa jest wykorzystywana do otwartej komunikacji dotyczącej zagadnień specjalistycznych oraz do odpowiadania na pytania zadawane przez użytkowników. Dane znajdujące się w sieci społecznościowej firmy Bayer są usuwane po 4 latach od dokonania ostatniej zmiany.

•    Umawianie wizyt (rezerwacje): w przypadku niektórych usług (np. doradczych) istnieje możliwość umówienia spotkania za pomocą narzędzia rezerwacyjnego. To narzędzie pomaga w znalezieniu wolnego terminu w niedostępnym publicznie kalendarzu partnera biznesowego z firmy Bayer. Informacje dotyczące rezerwacji będą usuwane w ciągu maksymalnie 12 miesięcy od umówionego spotkania.
 

Przetwarzamy dane kontaktowe (takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko i rola w firmie) pracowników naszych klientów, dostawców lub kontrahentów (np. opiekunów kluczowych klientów, konsultantów, partnerów biznesowych lub radców prawnych) lub osób, które są naszymi bezpośrednimi klientami, dostawcami lub kontrahentami (np. freelancerów). W pewnych przypadkach możemy również przetwarzać dane osób fizycznych dotyczące płatności (takie jak dane rachunków bankowych).

Z działem HR można się kontaktować w różnych celach i korzystając z różnych kanałów (np. telefonicznie, mailowo, faksem, za pośrednictwem Centrum Komunikacji w myServices). Dane osobowe przekazane, które przekazujesz w związku z Twoim zapytaniem (np. imię i nazwisko, data urodzenia, numer CWID, adres, zapytanie) są przez nas przetwarzane do celów identyfikacji i uwierzytelnienia oraz obsługi zapytania.

W przypadku gdy prześlesz do nas zapytanie medyczne, wprowadzimy dane osobowe z tego zapytania do bazy danych informacji medycznych.

W celu obsługi zapytania medycznego i udzielenia odpowiedzi będziemy przetwarzać następujące dane osobowe:

•    Dane kontaktowe (np. imię i nazwisko użytkownika, adres, numer telefonu/faksu/telefonu komórkowego, adres e-mail lub inne internetowe dane kontaktowe)

•    Dane demograficzne (np. wiek/grupa wiekowa, data urodzenia, płeć)

Jeżeli takie informacje będą podane w zapytaniu, możemy także przetwarzać informacje zaliczane do szczególnych kategorii danych osobowych, np. informacje o:

•    stanie zdrowia użytkownika,
•    wyznaniu, 
•    życiu seksualnym/orientacji seksualnej, lub 
•    pochodzeniu etnicznym.

Może to być na przykład zapytanie o to, czy dany produkt firmy Bayer jest koszerny.
 

Gdy zgłosisz do nas reklamację albo podrobiony produkt leczniczy, wprowadzimy dane osobowe ze zgłoszenia do bazy danych służącej do obsługi reklamacji.

W celu obsługi zgłoszenia oraz, w razie potrzeby, udzielenia odpowiedzi będziemy przetwarzać następujące dane osobowe:

•    Dane kontaktowe (np. imię i nazwisko użytkownika, adres, numer telefonu/faksu/telefonu komórkowego, adres e-mail lub inne elektroniczne dane kontaktowe)

•    Informacje o szpitalu prowadzącym leczenie lub aptece (bądź sklepie internetowym), w której dokonano zakupu, jeżeli takie informacje będą potrzebne

Jeżeli takie informacje będą podane w reklamacji, możemy także przetwarzać informacje zaliczane do szczególnych kategorii danych osobowych, np. informacje o: stanie zdrowia użytkownika
 

Firma Bayer przeszukuje internet pod kątem informacji potrzebnych do różnych celów, które zostały dokładniej objaśnione poniżej. Informacje te mogą zawierać dane osobowe. Korzystamy również z usług aktywnego nasłuchu w internecie. Aktywny nasłuch w internecie (active online listening) polega na identyfikacji i ocenie wypowiedzi internetowych na temat firmy, osoby fizycznej, produktu, marki lub zagadnienia mającego znaczenie biznesowe dla firmy. Dane osobowe pozyskiwane z ogólnodostępnych miejsc w internecie oraz w mediach publicznych są przez nas przetwarzane między innymi w następujący sposób:

 
•    przeszukiwanie internetu pod kątem słów kluczowych (np. strony internetowe, portale społecznościowe, sieci społecznościowe, blogi, mainstreamowe kanały informacyjne, fora lub serwisy ze zdjęciami i filmami);
•    przeszukiwanie, filtrowanie i analizowanie przebiegu konwersacji;
•    przeglądanie wizualnej prezentacji analitycznej trendów konwersacyjnych w określonym przedziale czasowym;
•    monitorowanie ogólnodostępnych opinii, wypowiedzi i innych interakcji zamieszczanych w internecie przez określone osoby lub podmioty, które są ważne dla nas i dla naszej działalności (tzw. liderów opinii).

 
Przetwarzane mogą być wówczas następujące kategorie danych osobowych:
•    Imię i nazwisko, płeć, stanowisko w organizacji/firmie (np. menedżer, rzecznik, edytor, pracownik szeregowy), specjalizacja
•    Konta na portalach społecznościowych (np. Twitter) i adresy stron internetowych 
•    Informacje dotyczące opublikowanych artykułów lub wypowiedzi (np. data publikacji, autor, informacje o zasięgu medialnym, postawa wobec określonych zagadnień, treść artykułu)
 

Przetwarzanie danych osobowych użytkownika może być przez nas w pewnym zakresie zlecane wyspecjalizowanym dostawcom usług. Tacy dostawcy usług są przez nas starannie wybierani i podlegają regularnemu monitorowaniu. Na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych osobowych dostawcy usług będą przetwarzali dane osobowe jedynie według naszych instrukcji, ściśle przestrzegając przy tym naszych wytycznych.

W przypadku zapytań skierowanych do działu HR, jeżeli nie jesteśmy w stanie bezpośrednio udzielić odpowiedzi na zapytanie lub go obsłużyć, dane osobowe niezbędne w tym celu zostaną przekazane odpowiednim działom Grupy Bayer, gdzie będą dalej przetwarzane (np. w przypadku zgłoszenia problemów technicznych z dostępem do usługi IT lub wniosków o stawki ryczałtowe za pracę zmianową składanych do odpowiedniego partnera biznesowego HR). W celu udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytanie, możemy być zmuszeni, abyśmy np. skontaktowali się z odpowiednim urzędem skarbowym lub towarzystwem ubezpieczeń zdrowotnych.

Dane osobowe użytkownika mogą być również częściowo przetwarzane w krajach nienależących do Unii Europejskiej („UE”) lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”), w których standardy ochrony danych osobowych mogą być niższe niż w krajach europejskich. W takich przypadkach zapewnimy odpowiedni poziom ochrony danych osobowych użytkownika, np. podpisując z naszymi partnerami określone umowy (kopia dostępna na życzenie) lub prosząc użytkownika o wyraźną zgodę na takie przetwarzanie danych.