Déclaration de protection des données relative au traitement des déclarations d’effets indésirables, des demandes de renseignements médicaux et des réclamations techniques relatives à un produit
La présente déclaration de protection des données («déclaration») décrit la façon dont Bayer AG, Kaiser-Wilhelm-Allee 1, 51373 Leverkusen, Allemagne, et les sociétés du groupe (conjointement, «Bayer») traitent les données personnelles pour répondre aux demandes de renseignements sur les effets secondaires indésirables (effets indésirables), aux demandes médicales et aux réclamations techniques concernant les produits. Les données personnelles sont toutes les informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Les données personnelles sont protégées par les lois applicables en matière de protection des données, qui incluent, sans toutefois s’y limiter, le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 («RGPD»).
Pour obtenir davantage d’informations sur la protection des données dans le cadre d’autres activités, consultez le site bayer.com/dppa.
Si vous avez des questions sur la présente déclaration ou sur la manière dont nous utilisons les données personnelles, veuillez nous contacter via les coordonnées figurant à la fin de ce document.
Pourquoi devons-nous traiter des données personnelles?
Bayer développe et commercialise des médicaments sur ordonnance, des dispositifs médicaux et des produits en vente libre comme des médicaments, des compléments alimentaires et des cosmétiques destinés à une utilisation humaine («produits de santé»). Au cours du processus de développement et de la mise sur le marché de nos produits de santé, les utilisateurs de nos produits peuvent subir des effets indésirables, avoir des questions concernant nos produits ou soupçonner que ceux-ci présentent un défaut technique. Lorsque l’on communique avec nous pour de telles situations, il se peut que nous devions traiter des données personnelles.
Nous traitons les données personnelles pour enregistrer et gérer les déclarations d’effets indésirables.
Bayer est légalement tenue de contrôler l’innocuité de tous les produits de santé de Bayer qui sont en cours de conception ou commercialisés partout dans le monde. Nos activités de pharmacovigilance visent à détecter, évaluer, comprendre et prévenir les effets indésirables des produits pharmaceutiques, y compris les médicaments sur ordonnance, les médicaments en vente libre et les dispositifs médicaux. Elles visent à nous permettre de protéger la santé publique et de garantir des normes élevées en matière de qualité et d’innocuité de nos produits. Nous pouvons obtenir des renseignements sur des effets indésirables lorsqu’on nous les signale ou lorsque nous les identifions dans une publication, par exemple sur les réseaux sociaux.
Dans le cadre de nos obligations en matière de pharmacovigilance, nous pourrions devoir traiter des renseignements relatifs à l’innocuité de nos produits pour:
enquêter sur un effet indésirable;
saisir un effet indésirable dans notre base de données d’innocuité au niveau mondial;
communiquer avec vous afin d’obtenir des renseignements complémentaires sur un effet indésirable;
comparer les renseignements relatifs à un effet indésirable avec les renseignements relatifs à d’autres effets indésirables reçus par Bayer afin d’analyser l’innocuité d’un lot de production, d’un produit de santé de Bayer ou d’un ingrédient actif dans son ensemble;
présenter des rapports obligatoires aux autorités réglementaires nationales et régionales compétentes afin qu’elles puissent analyser l’innocuité d’un lot de production, d’un produit de santé de Bayer, d’un médicament générique ou d’un ingrédient actif.
Nos activités de pharmacovigilance peuvent être soutenues par des systèmes informatiques utilisant l’intelligence artificielle. Dans la mesure du possible, les informations d’identification seront supprimées. Nous utilisons des informations anonymisées sur les effets indésirables pour améliorer nos systèmes et nos processus.
Lors de la publication d’informations sur les effets indésirables (comme les études de cas et les comptes rendus), nous supprimerons tout renseignement permettant de vous identifier afin de préserver la confidentialité de votre identité.
Nous traitons les données personnelles afin de répondre aux demandes de renseignements médicaux.
Si vous communiquez avec nous pour une question relative aux produits de santé de Bayer, nous pouvons traiter vos données personnelles pour:
prendre en charge votre demande et vous fournir une réponse appropriée;
saisir la demande dans notre base de données des renseignements médicaux. Les informations échangées avec nos agents par le biais d’un chat peuvent ainsi être enregistrées;
communiquer avec vous pour des questions de suivi et à des fins de clarification;
analyser la demande. Il peut s’agir de créer une transcription temporaire et anonyme d’un appel, utilisée par un système informatique secondaire pour fournir des renseignements pertinents à l’agent pendant l’appel;
garantir la qualité de nos services. À cette fin, nous pouvons également vous demander l’autorisation d’enregistrer l’appel.
Dans certains pays, nous pouvons offrir des services de renseignements médicaux par l’intermédiaire de chatbots (intelligence artificielle), sur Internet ou par téléphone. Les interactions avec ces chatbots seront signalées comme telles.
Pour répondre à votre demande, nous devons tenir compte du fait que vous êtes ou non un professionnel de santé.
Si vous êtes un professionnel de santé déjà en contact avec Bayer, nous pouvons utiliser votre demande et vos commentaires sur nos services de renseignements médicaux afin de mieux préparer nos futures interactions avec vous. À cette fin, nous pouvons combiner votre demande de renseignements médicaux avec des renseignements provenant d’autres sources internes.
Nous traitons les données personnelles afin de gérer les réclamations techniques relatives à un produit.
Bayer a mis en place des mesures de contrôle rigoureuses pour garantir la qualité de ses produits de santé. Néanmoins, il peut arriver qu’un produit de santé de Bayer présente un défaut particulier ou ne réponde pas à vos attentes en matière de qualité.
Vos commentaires ou vos questions concernant la qualité des produits de santé de Bayer nous aident à améliorer nos méthodes de qualité et de contrôle ainsi que nos processus de fabrication. Afin de gérer vos commentaires ou demandes, nous pouvons traiter des données personnelles pour:
répondre à votre réclamation et vous donner une réponse appropriée;
saisir les données dans la base de données de gestion des réclamations;
communiquer avec vous pour des questions de suivi et à des fins de clarification;
analyser la réclamation relative au produit;
garantir la qualité de nos services.
Quelles données personnelles traitons-nous?
En fonction de la finalité, nous devons traiter des données personnelles spécifiques. Le traitement comprend des activités telles que la collecte, la gestion, l’analyse, le transfert, le stockage et la suppression des données.
Pour répondre aux déclarations d’effets indésirables, nous pouvons traiter les données personnelles suivantes:
Les données de la personne qui déclare les effets indésirables, pouvant inclure:
ses coordonnées telles que ses nom, adresse, numéros de téléphone fixe / fax / téléphone portable, adresse électronique ou autres coordonnées;
sa profession (cela permet de déterminer les questions complémentaires qui vous seront posées en fonction de votre niveau supposé de connaissances médicales);
sa relation avec le sujet de la déclaration.
Les données relatives à la personne présentant un effet indésirable, pouvant inclure:
des renseignements permettant de cibler le cas et d’éviter les déclarations en doublon, tels que ses nom ou initiales (si ces renseignements ont été fournis);
des données démographiques telles que sa date de naissance, sa tranche d’âge, son sexe, son poids ou sa taille;
des renseignements médicaux relatifs à l’effet indésirable, comme:
les détails relatifs au produit de santé de Bayer soupçonné d’être à l’origine de l’effet indésirable, y compris la posologie, les raisons de l’utilisation ou les changements par rapport au schéma habituel;
les détails relatifs à des médicaments concomitants, y compris la posologie, la durée d’utilisation, les raisons de l’utilisation ou les changements par rapport au schéma habituel;
les détails relatifs à l’effet indésirable, au traitement de celui-ci, aux conséquences potentielles à long terme causées par l’effet indésirable, ou tout autre renseignement médical jugé pertinent, y compris des documents comme les rapports de laboratoire, l’historique des médicaments et les antécédents du patient;
des renseignements relatifs à la santé, l’origine ethnique, les croyances religieuses et la vie sexuelle.
Pour répondre aux demandes de renseignements médicaux, nous pouvons traiter les données personnelles suivantes:
Les données relatives à la personne qui présente une demande de renseignements médicaux, pouvant inclure:
ses coordonnées telles que ses nom, adresse, numéros de téléphone fixe / fax / téléphone portable, adresse électronique;
sa profession, si cela est pertinent pour notre réponse;
des données démographiques telles que sa date de naissance, sa tranche d’âge, son sexe, son poids ou sa taille;
des informations figurant dans la demande, telle que des renseignements relatifs à sa santé, à son origine ethnique et à sa vie sexuelle.
des enregistrements audio de nos appels (avec votre consentement);
votre avis sur nos services de renseignements médicaux.
Pour répondre aux réclamations techniques relatives à un produit, nous pouvons traiter les données personnelles suivantes:
Les données relatives à la personne qui dépose une réclamation sur un produit, pouvant inclure:
ses coordonnées telles que ses nom, adresse, numéros de téléphone fixe / fax / téléphone portable ou son adresse électronique;
des données démographiques telles que sa date de naissance;
des informations fournies dans le cadre de la réclamation;
des informations relatives à l’achat et à l’origine du produit (pharmacie, hôpital, Internet);
des informations relatives aux soignants susceptibles d’avoir manipulé le produit.
Pourquoi sommes-nous autorisés à traiter vos données?
Les motifs juridiques que nous énonçons ci-dessous s’appliquent habituellement lorsque nous traitons des données personnelles pour traiter les effets indésirables, les demandes de renseignements médicaux ou les réclamations techniques relatives à un produit. Les motifs juridiques cités ont un caractère illustratif; en fonction de la législation propre à chaque pays, des textes juridiques supplémentaires ou de remplacement peuvent s’appliquer.
Traitement des données personnelles pour répondre au traitement des déclarations d’effets indésirables
Le traitement des effets indésirables est requis par la législation en matière de pharmacovigilance et est effectué pour des raisons d’intérêt public dans le domaine de la santé publique, par exemple pour garantir des normes élevées de qualité et d’innocuité des soins de santé et des médicaments ou des dispositifs médicaux. Le traitement des données peut également être justifié par l’intérêt légitime de Bayer à améliorer les produits de santé de Bayer.
Traitement des données personnelles pour répondre aux demandes de renseignements médicaux
Bayer traite vos données personnelles pour répondre à votre demande de renseignements médicaux, sur la base de notre intérêt légitime à répondre à votre demande et à respecter les obligations en matière de documentation et de tenue de dossiers. Lorsque cela est possible et légalement requis, nous demandons votre consentement lorsque vous communiquez avec nous.
Traitement des données personnelles pour répondre aux réclamations techniques relatives à un produit
Notre traitement de vos données personnelles dans le cadre d’une réclamation relative à un produit est basé sur le consentement implicite que vous nous accordez en communiquant activement avec nous dans l’attente de recevoir une réponse. Nous avons alors l’obligation légale de traiter vos données personnelles pour répondre à votre réclamation, pour gérer la demande d’échantillon ayant fait l’objet de la réclamation et pour remplir les exigences en matière de documentation et de tenue de dossiers, y compris le partage des renseignements fournis avec le fabricant légal responsable.
Combien de temps conserverons-nous vos données?
Bayer conserve les données personnelles pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies et pour respecter les périodes de conservation légales ou d’autres exigences légales en matière de traitement.
Effets indésirables
Nous utilisons et conservons les données personnelles conformément aux exigences légales régissant la pharmacovigilance. Nous pouvons être tenus de conserver ces informations pendant toute la durée du cycle de vie du produit et pendant une période supplémentaire après que le médicament ou le dispositif médical concerné a été retiré du marché.
Demandes de renseignements médicaux
Après avoir répondu à votre demande de renseignements, nous conservons les informations relatives à la demande à des fins de tenue de dossiers, de respect de la réglementation et pour d’autres raisons juridiques, comme la responsabilité. Si vous utilisez les services d’un chatbot, ces données comprennent une transcription complète de votre interaction. Après la période de conservation, vos données personnelles seront supprimées ou rendues anonymes si cela est conforme aux exigences locales en matière de protection des données.
En règle générale, nous conservons les données personnelles obtenues dans le cadre des demandes de renseignements médicaux pendant 10 ans.
Si vous consentez à l’enregistrement d’un appel à des fins de qualité, ce dernier sera conservé pendant une durée maximale d’un an.
Les commentaires sur nos services de renseignements médicaux émanant de professionnels de la santé ayant un contact établi avec Bayer seront conservés pendant 36 mois.
Réclamations techniques relatives à un produit
Après avoir répondu à votre réclamation, nous conservons les informations la concernant à des fins de tenue de dossiers et de conformité réglementaire aussi longtemps que l’exige la législation locale.
À qui transmettrons-nous vos données?
Pour traiter les données personnelles à des fins d’innocuité de nos produits ou dans le cadre de demandes de renseignements médicaux ou de la gestion des réclamations techniques relatives à un produit, nous pouvons transférer les données personnelles aux catégories de destinataires suivantes:
les sociétés du groupe Bayer, afin de traiter les informations relatives à l’innocuité des produits, les demandes de renseignements médicaux ou les réclamations techniques.
les fournisseurs de services qui participent au traitement des déclarations d’effets indésirables, aux demandes de renseignements médicaux ou aux réclamations techniques au nom de Bayer, comme les opérateurs des centres d’appels, les fournisseurs d’hébergement informatique ou les agences qui contribuent à l’évaluation des cas individuels. Notamment, nous faisons fréquemment appel aux fournisseurs de services suivants:
Accenture Services GmbH et ses sociétés affiliées internationales: évaluations des effets indésirables, hébergement informatique.
Capgemini Deutschland GmbH et ses sociétés affiliées internationales: services informatiques.
Conduent Commercial Solutions, LLC. et ses sociétés affiliées internationales: centres d’appel pour les demandes de renseignements médicaux.
TATA Consultancy Services Deutschland GmbH et ses sociétés affiliées internationales: évaluations des effets indésirables, services informatiques.
TransPerfect Remote Interpreting, Inc.: services de traduction.
les partenaires de Bayer en matière de marketing, de distribution ou de licence, lorsque les obligations en matière de pharmacovigilance nécessitent l’échange d’informations de sécurité. Bayer a conclu des contrats en matière de protection des données avec ces sociétés.
les autorités de surveillance, lorsqu’un tel transfert est légalement requis, par exemple dans le cas d’un effet indésirable (soupçonné).
des successeurs tiers dans le cas d’une vente, d’une cession ou d’un transfert d’un produit de santé spécifique de Bayer ou d’un projet connexe.
des avocats externes, si cela est nécessaire pour étayer des décisions juridiques et pour poursuivre ou défendre des actions en justice.
Bayer a conclu des contrats en matière de protection des données avec tous les fournisseurs de services qui traitent des données personnelles au nom de Bayer. Les fournisseurs de services font l’objet d’un suivi régulier afin de s’assurer qu’ils traitent les données personnelles conformément aux contrats en matière de protection des données.
Transfert international de données personnelles
Bayer peut transférer des données personnelles vers des pays autres que ceux où les données personnelles ont été recueillies. Ces autres pays peuvent avoir un régime de protection des données différent (inférieur) de celui du pays d’origine.
Les données personnelles recueillies dans l’Espace économique européen (EEE) peuvent être transférées vers un pays qui, selon la Commission européenne, n’assure pas un niveau adéquat de protection des données («pays tiers non sûrs»).
Bayer prend soin d’effectuer le transfert des données personnelles dans le respect de la législation applicable. Cela se fait, par exemple, en concluant des contrats spécifiques en matière de protection des données avec le destinataire, ou sur la base d’un consentement (exemples non exhaustifs).
Pour les données personnelles recueillies au sein de l’EEE, Bayer applique généralement avec les destinataires les clauses contractuelles types adoptées par le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) comme garanties appropriées. Une copie des clauses contractuelles types peut être fournie sur demande. Le transfert des données personnelles peut également être fondé sur d’autres motifs juridiques, par exemple, lorsque cela est nécessaire pour des raisons importantes d’intérêt public.
Communication de l’État en cas de communication de données personnelles à l’étranger
Vos données personnelles sont principalement traitées dans le pays du responsable et dans les pays européens où le groupe Bayer dispose d’une succursale. Exceptionnellement, un traitement de vos données personnelles peut également avoir lieu dans des pays situés en dehors de l’Union européenne, en particulier les États-Unis.
Quels sont vos droits en matière de protection des données?
Les lois applicables en matière de protection des données garantissent que les personnes dont nous traitons les données personnelles disposent de certains droits en matière de protection des données. Ces droits peuvent comprendre les suivants:
demander des informations sur les données personnelles traitées par Bayer;
demander la correction des données personnelles si elles sont incorrectes ou incomplètes;
demander la suppression des données personnelles, par exemple si elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies ou traitées, ou s’il n’existe pas de motif juridique pour leur traitement ultérieur;
demander la limitation du traitement, par exemple si l’exactitude des données personnelles est contestée ou si le traitement est illégal;
demander le transfert de données personnelles dans un format communément utilisable à la personne concernée ou à un autre responsable du traitement, par exemple si le traitement est fondé sur un consentement;
s’opposer au traitement des données personnelles dans la mesure où ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Bayer;
retirer tout consentement au traitement des données personnelles que le demandeur peut avoir donné; la révocation d’un consentement n’influe pas sur la légalité du traitement effectué avant le retrait du consentement;
déposer une réclamation auprès d’une autorité responsable de la protection des données.
Contact
Pour toute question relative à la protection des données, veuillez utiliser le formulaire de contact fourni ou communiquez avec notre responsable du traitement des données à l’adresse suivante:
Responsable de la protection des données chez Bayer (Schweiz) AG
c/o Bayer Consumer Care AG
Peter Merian-Strasse 84
CH-4002 Bâle
E-mail: privacy_ch@bayer.com
Bayer AG représente, au sein de l’Union européenne, nos entités juridiques suisses, conformément à l’article 27 du RGPD. Vous pouvez contacter le représentant à l’adresse suivante:
Préposé à la protection des données
Bayer AG
51368 Leverkusen
E-mail: dp-representative@bayer.com
Modification de la déclaration de protection des données
Nous pouvons de temps à autre mettre à jour notre déclaration de protection des données relative au traitement des déclarations d’effets indésirables, des demandes de renseignements médicaux et des réclamations techniques relatives à un produit. Les mises à jour de notre déclaration de protection des données sont publiées sur notre site Internet. Toutes les modifications entrent en vigueur au moment de leur publication sur notre site Internet. Nous vous recommandons donc de consulter régulièrement notre site pour rester informés des éventuelles mises à jour.
Version actuelle: DP-PVMIPTC-2409