Informatie over gegevensbescherming voor specifieke verwerkingsactiviteiten

Welkom op deze informatiepagina over specifieke verwerkingsactiviteiten van Bayer AG, Kaiser Wilhelm Allee 1, 51368 Leverkusen (Duitsland) en al zijn gelieerde ondernemingen in de Europese Economische Ruimte (hierna 'wij' of 'we').
 

Wat u krijgt

Misschien bezoekt u deze informatiepagina omdat:

  • we u hebben uitgenodigd om deze informatiepagina te bezoeken zodat u meer informatie kunt krijgen over een specifieke gegevensverwerkingsactiviteit aangezien we u niet alle nodige informatie konden verstrekken toen we uw persoonsgegevens verkregen; of

  • u op zoek bent naar publiek beschikbare informatie over de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken die niet rechtstreeks van u zijn verkregen, maar bijvoorbeeld uit openbaar beschikbare bronnen komen, waarbij het onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning zou vergen om elke persoon te informeren (artikel 14, lid 5, onder b), AVG); of

  • u contact hebt gehad met / een verzoek hebt gericht aan HR Operations. Afhankelijk van de ontvanger van uw verzoek aan HR Operations, wenst uw huidige of voormalige werkgever als rechtspersoon binnen de Bayer-groep, respectievelijk Bayer-Beistandskasse VVaG, Bayer-Unterstuetzungskassse GmbH, Bayer-Pensionskasse VVaG of Rheinische Pensionskasse VVaG (hierna 'wij', 'we', 'ons' of 'onze'), elk in zijn hoedanigheid van verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens, u informatie te verstrekken over de verwerking van uw persoonsgegevens.

Opmerking: Deze pagina is geen volledige bron van informatie over een bepaald type verwerkingsactiviteit die wij verrichten. Indien we u alle vereiste informatie kunnen verstrekken op het moment dat wij persoonsgegevens van u verkrijgen, doen we dat door u gegevensbeschermingsverklaringen te verstrekken die specifiek betrekking hebben op de desbetreffende verwerkingsactiviteit. Als u bijvoorbeeld informatie wenst over de verwerking van uw persoonsgegevens op deze website, kunt u de gegevensbeschermingsverklaring op onze  website raadplegen.

Persoonsgegevens die wij over u verwerken, als ...

… u ons uw visitekaartje overhandigt.

 

business-cardAls u ons uw visitekaartje overhandigt, is het mogelijk dat wij het kopiëren en de daarop vermelde persoonsgegevens invoeren in een van onze contactbeheersystemen.

Wij gebruiken de informatie die op uw visitekaartje is vermeld om contact met u op te nemen. De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens en de bewaartermijn variëren, afhankelijk van het doel waarvoor u ons uw visitekaartje hebt gegeven. Wij bewaren uw persoonsgegevens echter niet langer dan nodig is om met u in contact te blijven.

… u via e-mail met ons communiceert.

 

email

Als u via e-mail met ons communiceert, verwerken we uw e-mailadres, de informatie die u in uw e-mails verstrekt (bijv. uw naam, verdere contactgegevens uit uw handtekening, de inhoud van uw e-mails of eventuele bijlagen) alsook de metagegevens van de e-mails (bijv. tijdstempel, IP-adres van de afzender, e-mailclients, servers die in transit zijn gebruikt enz.).


Daarnaast kunnen we uw e-mailadres verwerken voor cyberbeveiligingsdoeleinden. Om de gegevens van Bayer te beschermen tegen ongeoorloofde bekendmaking aan derden, gebruiken we een Data Loss Prevention (DLP)-tool om mogelijke gegevenslekken te voorkomen door bepaalde gegevensstromen van gevoelige informatie te detecteren en te blokkeren. Als uw e-mailadres betrokken is bij een gedetecteerd incident, worden de gegevens bewaard zolang als nodig is om het incident te analyseren en op te lossen of om de gegevens als bewijsmateriaal te bewaren. Deze gegevensverwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang om de Bayer-groep te beschermen tegen verlies van intellectueel eigendom en andere gevoelige informatie.

Wij gebruiken deze persoonsgegevens om met u te kunnen communiceren. De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens en de toepasselijke regels voor het bewaren van uw persoonsgegevens kunnen variëren afhankelijk van het doel waarvoor we met u communiceren. Onze algemene bewaartermijn voor ontvangen e-mails is echter zes maanden, tenzij uw e-mail is gearchiveerd, in welk geval de algemene bewaartermijn vier jaar is. Als u meer wilt weten over het doel, de rechtsgrond en de regels voor het bewaren van gegevens die in uw specifieke geval op uw persoonsgegevens van toepassing zijn, kunt u zich wenden tot uw contactpersoon in onze organisatie of tot onze hierboven genoemde functionaris voor gegevensbescherming.

… u een van onze klanten, leveranciers of contractpartners bent of voor hen werkt.

 

partnerWij verwerken contactgegevens (zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie en rol in het bedrijf) van werknemers van onze klanten, leveranciers en contractpartners (zoals key account managers, consultants, zakenpartners of juridisch adviseurs) of van personen die rechtstreeks optreden als onze klanten, leveranciers of contractpartners (zoals freelancers). Wij kunnen in voorkomend geval ook betalingsgegevens van personen (zoals bankrekeninginformatie) verwerken.

Wij gebruiken deze informatie om onze zakelijke relatie met u te beheren, bijvoorbeeld om uw bestellingen te verwerken, u diensten te leveren, uw aankoophistoriek te beheren, de juiste leverancier te kiezen en te contacteren of openstaande facturen te betalen.


Aangezien de verwerking van persoonsgegevens voor de bovengenoemde doeleinden een gerechtvaardigd belang van Bayer is, is de rechtsgrond voor verwerking artikel 6, lid 1, onder f), AVG. Voor zover het noodzakelijk is de gegevens te verwerken om een contract met u na te komen, is de rechtsgrond artikel 6, lid 1, onder b), AVG.


Wij bewaren dit soort persoonsgegevens zolang als nodig is om onze relatie te beheren of om ons contract met de betrokken klant, leverancier of contractpartner uit te voeren. Deze bewaartermijn kan langer zijn indien de toepasselijke wetgeving of fiscale regelgeving een langere archiveringstermijn voorschrijft. Wij wissen deze persoonsgegevens zodra ze niet langer nodig zijn.


Meer informatie over de verwerking van uw gegevens door de klantenservice vindt u in onze landspecifieke gegevensbeschermingsverklaringen. 

… u contact opneemt met HR Operations

 

partnerU kunt via verschillende kanalen (bijv. telefoon / e-mail / fax / Communication Center in myServices) en voor verschillende doeleinden contact opnemen met HR Operations. Wij verwerken de persoonsgegevens die u ons in het kader van uw verzoek verstrekt (bijv. naam, geboortedatum, CWID, adres, verzoek) voor identificatie- en verificatiedoeleinden en om uw verzoek te verwerken.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is artikel 6, lid 1, onder b), AVG.


Als u een actieve werknemer bent, kunt u na uw contact worden uitgenodigd om deel te nemen aan een tevredenheidsenquête. Deze uitnodigingen gebeuren op willekeurige basis. We doen dit om onze personeelsdiensten voortdurend te verbeteren. Uw deelname aan een dergelijke enquête is vrijwillig en anoniem, tenzij u zich in de enquête vrijwillig identificeert (bijvoorbeeld door persoonsgegevens in te vullen in tekstvelden). In dat geval is de rechtsgrond voor de verdere verwerking van uw persoonsgegevens ook artikel 6, lid 1, onder b), AVG.


Wij wijzen erop dat in individuele gevallen, afhankelijk van uw verzoek, ook conclusies met betrekking tot speciale categorieën persoonsgegevens mogelijk zijn. Hieronder enkele voorbeelden waarin dat het geval is:

 

Bijzondere categorieën persoonsgegevens Beschrijving
Informatie over uw seksuele geaardheid Als u ons uw huwelijksakte bezorgt, lezen we daarin ook het geslacht van uw huwelijkspartner.
Informatie over uw geloofsovertuiging Als u ons uw fiscale gegevens of een loonfiche bezorgt, kan hieruit ook uw geloofsovertuiging blijken.
Informatie over uw gezondheid Als u bij ons een ziektebriefje indient, bevat dat informatie over uw gezondheidstoestand. Als u een medisch rapport indient in verband met het aanvragen van een kindertoelage, kan dat rapport vermeldingen van diagnoses of ziektes bevatten.


Bewaartermijn voor persoonsgegevens Tickets voor uw verzoeken worden bewaard gedurende een periode van drie jaar vanaf de aanmaakdatum.

… u ons een medische vraag stelt

 

medical inquiry

Wanneer u ons een medische vraag stelt, zullen wij de daarin opgenomen persoonsgegevens invoeren in onze medische informatiedatabase.
 

We zullen de volgende persoonsgegevens verwerken om uw medische vraag te beheren en om een respectief antwoord te geven:

  • Contactgegevens (bijv. uw naam, adres, telefoon/fax/mobiele telefoon/e-mail/ of andere online contactgegevens)
  • Demografische gegevens (bijv. leeftijd/leeftijdsgroep, geboortedatum, geslacht)
     

Als dergelijke informatie deel uitmaakt van uw verzoek, kunnen we bovendien informatie verwerken die kwalificeert als gevoelige persoonsgegevens zoals:

  • informatie over uw gezondheid,
  • uw religieuze overtuigingen,
  • uw seksleven/seksuele geaardheid of
  • uw etniciteit.
     

Een voorbeeld waar dit het geval zou kunnen zijn, is een verzoek of een Bayer-product geschikt zou zijn voor een koosjer dieet.

Het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens is het beantwoorden van uw medisch verzoek.


Toegang tot uw persoonsgegevens is beperkt tot Bayer AG en zijn groepsentiteiten die betrokken zijn bij het beheer van en het reageren op uw vraag, en tot de callcenteroperator Conduent Commercial Solutions, LLC en zijn groepsmaatschappijen. Deze entiteiten zijn mogelijk actief in andere landen dan uw eigen land.


Als de vraag die u stelt een bijwerking, speciale omstandigheid of producttechnische klacht bevat, of een vraag is die buiten het bereik van medische informatie valt, zullen wij uw vraag met uw persoonlijke informatie doorsturen naar de relevante afdeling voor respectieve verwerking. Voor dit doel geven we uw naam, contactgegevens en alle informatie die u ons heeft verstrekt, inclusief informatie met betrekking tot bijzondere categorieën van persoonsgegevens, indien deze is verstrekt.
Voor de verwerking van uw persoonsgegevens zullen we tot op zekere hoogte gebruik maken van gespecialiseerde dienstverleners die optreden als onze verwerkers, waaronder de callcenteroperator Conduent Commercial Solutions, LLC. Dergelijke dienstverleners worden door ons zorgvuldig geselecteerd en regelmatig gecontroleerd. Zij zullen persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met onze instructies en op basis van passende verwerkersovereenkomsten.


Wettelijke basis voor het verwerken van uw persoonsgegevens, inclusief uw gevoelige persoonsgegevens, is uw toestemming. Daarnaast is het ons gerechtvaardigde belang om uw persoonsgegevens te verwerken voor het beantwoorden van uw vraag en voor documentatie en archiveringsdoeleinden. Als uw verzoek informatie bevat over bijwerkingen of een producttechnische klacht is, zijn wij wettelijk verplicht om de betreffende informatie te verwerken, inclusief het delen van de informatie die is verstrekt met de verantwoordelijke vergunningshouder voor het in de handel brengen (Marketing Authorization Holder).


We bewaren uw persoonsgegevens nadat we uw vraag hebben beantwoord voor documentatie- en administratiedoeleinden en naleving van de regelgeving. Persoonsgegevens met betrekking tot alleen medische informatieverzoeken (volledig beheerd door medisch informatiepersoneel, zonder een bijwerking, producttechnische klacht of de noodzaak om doorgestuurd te worden naar een andere afdeling voor verwerking) worden geanonimiseerd in overeenstemming met de lokale vereisten voor gegevensbescherming, tenzij anders voorzien door de wet (bijvoorbeeld in verband met een bijwerking). Vragen met informatie over bijwerkingen of producttechnische klachten worden bewaard om te voldoen aan de wettelijke vereisten. Gegevens die aan andere afdelingen zijn verstrekt, worden bewaard voor het verwerken van uw vraag.
Verdere aanvullende landspecifieke informatie met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens is te vinden op de Bayer internetsites van de betreffende landen. 

… u of anderen uw persoonsgegevens op het internet publiceren

 

publish-on-internetWe zoeken op het internet naar informatie voor verschillende doeleinden, die hieronder nader worden toegelicht. Die informatie kan persoonsgegevens bevatten. We maken ook gebruik van actieve online luisterdiensten. Actief online luisteren houdt in dat wordt nagegaan en beoordeeld wat er op het internet wordt gezegd over een bedrijf, persoon, product, merk of onderwerp dat/die voor het bedrijf van belang is. Wij verwerken de persoonsgegevens die we verzamelen op vrij toegankelijke webpagina's en in openbare media, bijvoorbeeld door:

 

  • op het internet zoekopdrachten naar trefwoorden uit te voeren (bijv. websites, socialemediaplatforms, socialenetwerkgemeenschappen, blogs, reguliere nieuwsbronnen, forums of foto- en videosites);
  • conversaties te zoeken, te filteren en te analyseren;
  • visuele analytische weergaven van conversatietrends gedurende een bepaalde periode te bekijken;
  • algemeen toegankelijke meningen, verklaringen of andere interacties op het internet van bepaalde personen of entiteiten die belangrijk zijn voor ons en ons bedrijf (zogenaamde opinieleiders) te monitoren.

We gebruiken de persoonsgegevens om inzicht te krijgen in verband met de volgende doeleinden:
 

  • Inzicht in klanten en belanghebbenden/public relations en bedrijfscommunicatie
    We willen naast innovaties ook bedrijfsopportuniteiten en risico's identificeren en een beter inzicht krijgen in sentimenten, intenties, stemmingen, markttrends en maatschappelijke trends alsook in de behoeften, voorkeuren of meningen van onze klanten of andere belanghebbenden. Daartoe volgen we berichten in de publieke media en de communicatie en activiteiten van belanghebbenden over onderwerpen die verband houden met Bayer of met onze sector. Zo kunnen we efficiënter de dialoog aangaan, onze diensten, onze producten en de wijze waarop we ons bedrijf leiden verbeteren, bedrijfsopportuniteiten benutten en bedrijfsrisico's beperken. De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens die we in dit verband verzamelen, is artikel 6, lid 1, onder f), AVG, aangezien het noodzakelijk is onze gerechtvaardigde belangen die voortvloeien uit onze voornoemde verwerkingsdoeleinden na te streven. Wij wissen persoonsgegevens zodra ze niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze oorspronkelijk zijn verkregen. In de regel worden persoonsgegevens echter na uiterlijk 3 jaar gewist.

     
  • Betrokkenheid en beheer van stakeholders
    Nadat we een belanghebbende voor ons bedrijf hebben geïdentificeerd (bijv. door actief online te luisteren, op een evenement enz.), verwerken we zijn persoonsgegevens om een persoonlijke relatie met de belanghebbende op te bouwen, te onderhouden, te cultiveren en te verbeteren met het oog op het faciliteren van onze zakelijke belangen en activiteiten (bijv. het vertegenwoordigen van onze belangen in de politiek en maatschappij, het onderhouden van en deelnemen aan directe (juridische) dialogen, het verstrekken van informatie over ons bedrijf, ons onderzoek en onze andere activiteiten, het beheren van onze public affairs en bedrijfscommunicatie, het verwerven van inzicht in de opinie van belanghebbenden over bepaalde onderwerpen die verband houden met Bayer, het bijhouden van een overzicht van onze contacten met belanghebbenden enz.). Voor deze doeleinden kunnen we, naast de hierboven vermelde persoonsgegevens, de volgende persoonsgegevens over u verwerken: contactgegevens zoals telefoonnummer, e-mailadres, postadres; politieke opvattingen; stemgedrag; verklaringen; lidmaatschappen van verenigingen; relaties met andere belanghebbenden, inhoud over onderwerpen die in vergaderingen, panels, comités zijn besproken enz. Wij wissen de persoonsgegevens zodra deze niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze oorspronkelijk zijn verkregen, in de regel echter na 7 jaar inactiviteit van onze persoonlijke relatie met de belanghebbende, tenzij de wet anders bepaalt.


    Daarnaast raden wij u aan altijd de voorwaarden van sites van derden te lezen, met inbegrip van maar niet beperkt tot websites, forums en socialemediakanalen, indien u ervoor kiest uw persoonsgegevens, meningen en perspectieven te delen. U hebt dus controle over uw gegevens die worden verzameld. Bayer blijft zich ertoe verbinden de verwerking te beperken tot relevante gegevens die verband houden met uw rol als belanghebbende, en niet met uw rol als privépersoon. Bayer versterkt deze verbintenis door zich te engageren om zijn personeel consequent op te leiden en door er via interne beleidslijnen en contractuele voorwaarden met derden voor te zorgen dat deze verbintenis wordt nagekomen.

     
  • Productveiligheid en productkwaliteit
    Als onderneming die geneesmiddelen en medische hulpmiddelen levert, moeten we bijwerkingen, gebrek aan therapeutisch effect, medicatiefouten, producten via de grijze markt/namaakgeneesmiddelen, onjuist of offlabelgebruik, klachten over de kwaliteit en/of andere problemen in verband met de veiligheid of kwaliteit van onze producten kunnen identificeren. De rechtsgrond voor de verwerking van de desbetreffende persoonsgegevens is artikel 9, lid 2, onder i), AVG aangezien de verwerking noodzakelijk is om hoge normen inzake kwaliteit en veiligheid van de gezondheidszorg en van geneesmiddelen of medische hulpmiddelen te waarborgen, of artikel 6, lid 1, onder f), AVG aangezien de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen die voortvloeien uit onze noodzaak om op de hoogte te kunnen zijn van en te kunnen reageren op veiligheids- of kwaliteitsproblemen met betrekking tot onze producten. Wij wissen persoonsgegevens zodra deze niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze oorspronkelijk zijn verkregen, tenzij de daarin opgenomen informatie nog steeds nodig is of er een wettelijke verplichting bestaat om die persoonsgegevens te archiveren (bijv. informatie over ongewenste voorvallen). Informatie over ongewenste voorvallen wordt bewaard gedurende ten minste de hele levenscyclus van het betrokken product en tot tien jaar nadat het product uit de handel is genomen.

Doorgifte van persoonsgegevens voor verwerking in opdracht

Bij de verwerking van uw persoonsgegevens kunnen we tot op zekere hoogte een beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners. Deze dienstverleners worden zorgvuldig door ons geselecteerd en regelmatig gecontroleerd. Op basis van relevante gegevensverwerkingsovereenkomsten zullen zij persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van ons en strikt in overeenstemming met onze instructies verwerken.
 

Doorgifte aan derden

Indien uw verzoek aan HR Operations niet direct door ons kan worden beantwoord of verwerkt, worden de hiervoor benodigde persoonsgegevens voor verdere verwerking doorgestuurd naar de betreffende afdelingen binnen de Bayer-groep (bijv. in het geval van gemelde technische toegangsproblemen naar de IT-dienst of in het geval van verzoeken om shiftforfaits naar de verantwoordelijke HR Business Partner). Afhankelijk van uw verzoek kan het ook nodig zijn dat wij bijvoorbeeld contact opnemen met het betrokken belastingkantoor of uw ziektekostenverzekeraar.
 

Verwerking van persoonsgegevens buiten de EU/EER

Uw persoonsgegevens kunnen gedeeltelijk ook worden verwerkt in landen buiten de Europese Unie ('EU') of de Europese Economische Ruimte ('EER'), die mogelijk minder strenge normen inzake gegevensbescherming hanteren dan Europese landen. In dergelijke gevallen zorgen wij ervoor dat uw gegevens voldoende worden beschermd, bijvoorbeeld door specifieke overeenkomsten te sluiten met onze contractuele partners (kopie op aanvraag), of vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming voor een dergelijke verwerking.

Informatie over uw rechten

U beschikt in het algemeen over de volgende rechten in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming:

  • recht op inzage in uw persoonsgegevens die door ons zijn opgeslagen;
  • recht om te verzoeken om rectificatie, wissing of beperkte verwerking van uw persoonsgegevens;
  • recht om bezwaar te maken tegen de verwerking om redenen van ons eigen gerechtvaardigd belang, algemeen belang of profilering, tenzij we kunnen aantonen dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheid, of dat een dergelijke verwerking wordt gedaan met het oog op de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • recht op gegevensoverdraagbaarheid;
  • recht om een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit.
  • U kunt uw toestemming voor het verzamelen, verwerken en gebruiken van uw persoonsgegevens te allen tijde met toekomstige werking intrekken. Voor meer informatie verwijzen we naar de bovenstaande hoofdstukken waarin de verwerking van gegevens op basis van uw toestemming wordt beschreven.