emailPDF-Plattform

So stellen Sie uns Ihre Leistungen in Rechnung

emailPDF Platform

 

Lieferanten, die nicht über eine Bestell- oder Auftragsnummer für Ihre Rechnungen verfügen, können Rechnungen per E-Mail als PDF-Anhang senden.

 

Die Rechnungsstellung an Bayer über emailPDF ist kostenlos und es ist keine Vorabregistrierung erforderlich.

 

Für einen erfolgreichen Rechnungsversand per E-Mail ist es wichtig, dass Sie alle unten beschriebenen Anforderungen strikt einhalten:


(Bitte beachten Sie, dass Sie neben den nachstehenden Anforderungen für emailPDF auch die allgemeinen Richtlinien zur Rechnungsstellung einhalten müssen.)

 

A. Rechnungsadresse

 

Alle PDF Rechnungen für Bayer sind an die definierte Email-Adresse zu senden.
Verwenden Sie nur die E-Mail-Adresse von Bayer als „Hauptempfänger“. Alle anderen Empfänger müssen in „cc“ oder „bcc“ stehen.
Texte in den Emails können nicht gelesen und verarbeitet werden.
Diese E-Mail-Adresse ist nur für den Rechnungseingang bestimmt und kann nicht zur Kommunikation verwendet werden!

 

Hier finden Sie die E-Mail-Adresse für die Rechnungsstellung bei Versand von Rechnungen ohne Bestellung (auf Englisch)

 

B. Rechnungsformat

 

  • Es sollte pro Email nur ein Abrechnungsdokument angehängt werden. Dies garantiert, dass bei einer fehlerhaften Rechnung nicht alle Rechnungen der Email zurückgewiesen werden.

  • Jede Rechnung muss in einem separaten PDF gelesen werden können.

  • Anhänge zur Rechnung sollen in demselben PDF Ordner gesendet werden. 

  • Jedes PDF darf nur ein Abrechnungsdokument enthalten. Jedes weitere Abrechnungsdokument kann vom System übersehen und nicht berücksichtigt werden. 

  • Die Größe aller PDF Rechnungen in einer Email darf 15mb nicht überschreiten 

  • Die PDF Datei muss Laserdrucker Qualität haben (mindestens 300dpi) und eine Schriftgröße von mindestens 8pt, schwarz auf weißem Hintergrund (bitte keine Graustufen benutzen)Die PDF Datei muss Laserdrucker Qualität haben (mindestens 300dpi) und eine Schriftgröße von mindestens 8pt, schwarz auf weißem Hintergrund (bitte keine Graustufen benutzen)

  • Vorzugsweise soll das PDF mit einem PDF Erzeugungsprogramm generiert werden und kein eingescanntes Dokument sein.

  • Die Rechnungen dürfen keinerlei Makros oder Skripte enthalten. Handgeschriebene Rechnungen werden nicht akzeptiert. 

  • PDF Rechnungen müssen die gleichen Informationen enthalten, die auch für Papierrechnungen gefordert werden. Bevorzugtes Format ist PDF/A. 

  • Es ist nicht zulässig, dass Rechnungen in einem anderen Format als PDF gesendet werden. Im speziellen schließt dies folgendes ein:

 

  1. Zip container

  2. Bilder

  3. Emails müssen Standardemails sein ohne S/MIME Verschlüsselung oder S/MIME Signaturen

 

Nach ordnungsgemäßem Eingang Ihrer E-Mail bekommen Sie per E-Mail eine Bestätigung. Falls ein Fehler festgestellt wurde, werden Sie benachrichtigt. Bitte reichen Sie Ihre Rechnung(en) unter Beachtung der Anweisungen in der E-Mail erneut ein.

 

Bitte beachten Sie, dass Lieferanten, die nicht konforme E-Mails senden (fehlender Anhang, falsche Formate, E-Mails mit Viren usw.), gesperrt werden und keine Rechnungen mehr senden können.