Wenn Sie etwas bemerken, sprechen Sie es an!

Neben allen Bayer-Mitarbeitenden steht die Compliance-Hotline jedem Dritten offen, der einen möglichen Compliance-Verstoß melden möchten. Dies gilt unabhängig von einer geschäftlichen Beziehung des Dritten zu Bayer oder einer Betroffenheit in eigenen Rechten.

Ausdrücklich zur Meldung befugt sind neben Kund*innen beispielsweise auch Beschäftigte bei unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferern, Anwohner rund um lokale Standorte, Gewerkschaften und NGOs.

Wir ermutigen Bayer-Mitarbeitende ihr Anliegen mit jemandem in Ihrer Organisation zu besprechen, da diese Person möglicherweise am besten in der Lage ist, Ihr Anliegen umgehend und umfassend zu behandeln. Wenn Sie sich dabei nicht wohl fühlen, nicht wissen, an wen Sie sich wenden sollen, anonym bleiben möchten oder glauben, dass Ihr Management nicht in der Lage ist oder nicht bereit ist, Ihr Anliegen effektiv zu adressieren, können Sie sich gerne an die Bayer Compliance-Hotline wenden.

Convercent bietet zwei einfache Möglichkeiten für Sie, Probleme anonym zu melden. Die anonymen Meldedienste sind 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche verfügbar.

• Sie können Probleme über das Internet unter www.convercent.com/report melden. Dabei haben Sie die Möglichkeit, sich das Meldeformular in der von Ihnen bevorzugten Sprache anzeigen zu lassen.
• Sie können den Verstoß telefonisch gegenüber einem Convercent-Callcenter-Mitarbeitenden – gegebenenfalls unter Zuhilfenahme eines/einer Dolmetschers/-in – melden. Das Callcenter unterstützt mehr als 300 Sprachen. Zusätzliche internationale Wählanweisungen finden Sie in Ihrer bevorzugten Sprache unter www.convercent.com/report.

Convercent ist ein völlig unabhängiger Dienstleister mit erfahrenen und unparteiischen Mitarbeitenden, der die Bayer Compliance Hotline betreibt. Ein professioneller „Operator/-in“, der sich im Callcenter von Convercent befindet, nimmt Ihren Anruf entgegen, hört zu, dokumentiert Ihr Anliegen und leitet einen Bericht an unsere globale Compliance-Abteilung weiter.

Web-Reports können über www.convercent.com/report, in jeder Sprache eingereicht werden.

Bei telefonischen Meldungen kann die Hinzuziehung eines/einer Dolmetschers/-in erforderlich sein, um die Verständigung mit dem Hotline-Operator/-in zu unterstützen. Der Convercent-Operator/-in wird Ihren Anruf zunächst entgegennehmen und Sie in englischer Sprache begrüßen, Ihnen dann aber eine Aufnahme in Ihrer Landessprache vorspielen, in der Sie gebeten werden, in der Leitung zu bleiben, bis der/die Dolmetscher/-in dem Gespräch beitreten kann. Beachten Sie, dass es je nach Sprache und Verfügbarkeit einige Zeit dauern kann, bis ein/e Dolmetscher/-in dem Gespräch beitritt. Bitte bleiben Sie in der Leitung und legen Sie nicht auf, da Ihr Bericht sehr wichtig ist. Wir danken Ihnen für Ihre Geduld. Alternativ dazu können Sie auch die Web-Reporting-Funktion nutzen.

Die Compliance-Hotline kann genutzt werden, um mögliche Compliance-Verstöße zu melden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

• Verstöße gegen die Bayer-Richtlinien
• Menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen (auch innerhalb der weltweiten Lieferkette)
• Interessenkonflikte
• Korruption
• Betrug
• Theft
• Diebstahl
• Unangemessene Geschenke und Bewirtung
• Verstöße gegen die Vertraulichkeit
• Bestechung und Schmiergelder
• Unangemessene Kundenabrechnungen
• Unangemessene Berichterstattung über Ausgaben
• Verstöße gegen den Datenschutz
• Belästigung
• Benachteiligung
• Vergeltungsmaßnahmen
• Fälschung von offiziellen Dokumenten

Mit der Compliance-Hotline setzt Bayer die Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes um und bietet ein zugängliches Verfahren an, um menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie entsprechende Verletzungen unter dem Schutz der Vertraulichkeit und dem Schutz vor Repressalien zu melden.

Sie können beispielsweise eine Meldung tätigen, wenn bei Bayer oder einem seiner (un-)mittelbaren Zulieferer ein Verstoß gegen eines der folgenden Verbote droht (oder ein Verstoß bereits eingetreten ist):

• Verbot von Kinderarbeit
• Verbot von Zwangsarbeit und aller Formen der Sklaverei
• Missachtung von Arbeitsschutz und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren
• Missachtung der Koalitionsfreiheit, Vereinigungsfreiheit und Recht auf Kollektivverhandlungen
• Verbot der Ungleichbehandlung in Beschäftigung
• Verbot des Vorenthaltens eines angemessenen Lohns
• Zerstörung der natürlichen Lebensgrundlagen durch Umweltverunreinigungen
• Widerrechtliche Verletzung von Landrechten
• Verbot der Beauftragung oder Nutzung privater/ öffentlicher Sicherheitskräfte, die aufgrund mangelnder Unterweisung oder Kontrolle zu Beeinträchtigungen führen können
• Das Verbot eines Tuns oder pflichtwidrigen Unterlassens, das unmittelbar geeignet ist, in besonders schwerwiegender Weise eine geschützte Rechtsposition (die sich aus den Menschenrechtsabkommen i.S. § 2 Abs. 1 LkSG ergeben) zu beeinträchtigen und dessen Rechtswidrigkeit bei verständiger Würdigung aller in Betracht kommenden Umstände offensichtlich ist
• Verbotene Herstellung, Einsatz und/oder Entsorgung von Quecksilber (Minamata-Übereinkommen)
• Verbotene Produktion und/oder Verwendung von Stoffen im Anwendungsbereich des Stockholmer Übereinkommens (POP) sowie nicht umweltgerechter Umgang mit POP-haltigen Abfällen
• Verbotene Ein-/Ausfuhr gefährlicher Abfälle im Sinne des Basler Übereinkommens

Nein, Mitarbeitende und Dritte, die in guter Absicht Meldungen tätigen, sind gegen jegliche Form von Repressalien geschützt und werden stets fair und mit Respekt behandelt. Wir möchten bei Bayer ein Umfeld fördern, in dem sich unsere Mitarbeiter dabei wohlfühlen, ihre Meinung zu sagen und unsere LIFE-Werte zu leben. Ebenso verlangen wir von unseren Zulieferern in der gesamten Lieferkette, dass auch deren Mitarbeiter, im Falle einer in guter Absicht getätigten Meldung, vor jeglicher Form von Repressalien geschützt werden.

Wir ermutigen Sie, sich zu identifizieren, um eine Untersuchung zu erleichtern, insbesondere wenn zusätzliche Nachfragen sinnvoll oder notwendig sind.

In allen Fällen werden alle Anstrengungen unternommen, um sicherzustellen, dass Informationen zu einem gemeldeten Vorfall vertraulich behandelt und nur auf einer „Need-to-know“-Basis geteilt werden.

Nachfolgend sind drei verschiedene Stufen der Anonymität angegeben, die Sie auswählen können:

1. Vollständig anonym bleiben
   Sie geben weder Bayer noch Convercent Ihren Namen oder Ihre Kontaktinformationen preis. Ihre Identität ist auf dem Bericht vollständig geschützt.
2. Bleiben Sie gegenüber der Organisation anonym
   Sie sind damit einverstanden, Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen an Convercent weiterzugeben, aber nicht an Bayer. Convercent kann sich vertraulich mit Ihnen in Verbindung setzen, um zusätzliche Informationen über den Bericht zu erhalten, wird aber zu keinem Zeitpunkt Ihre Identität gegenüber Bayer preisgeben.
3. Weitergabe meines Namens und meiner Informationen
   Sie entscheiden sich dafür, Ihren Namen und Ihre Identität sowohl gegenüber Bayer als auch gegenüber Convercent offenzulegen.

Sobald Ihr Bericht eingereicht wurde, wird er umgehend an die zuständigen Personen innerhalb von Bayer zur weiteren Prüfung weitergeleitet. Die Bearbeitung von Meldungen erfolgt nach den dafür vorgesehenen Richtlinien des Unternehmens für interne Untersuchungen.

Sofern Sie Ihre Kontaktdaten hinterlassen haben, erfolgt eine erste Kontaktaufnahme seitens der Untersuchungsteams innerhalb von 7 Tagen. Sie werden über den Fortgang sowie den Abschluss der Untersuchung informiert. Ein Status Update erfolgt in angemessenen zeitlichen Abständen und in jedem Fall spätestens nach 90 Tagen. Im Laufe der Untersuchung prüfen wir u.a. den Beschwerdeinhalt auf Plausibilität, klären wenn notwendig den Sachverhalt weiter auf, setzen wenn notwendig Präventions- oder Abhilfemaßnahmen um und überprüfen deren Wirksamkeit.

Sie erhalten außerdem eine vertrauliche Zugangsnummer und werden gebeten, ein persönliches Passwort und eine Sicherheitsfrage anzugeben. Mit der Zugangsnummer und dem Passwort können Sie den Status der Meldung auf der Convercent-Website überprüfen (besuchen Sie entweder www.convercent.com/report), um auf die Seite zu gelangen). Zudem können Sie mit Hilfe dieser Zugangsdaten jederzeit Nachträge zu Ihrer Meldung senden und Nachrichten anonym empfangen.

Sie können die Bayer Compliance-Abteilung direkt über Speak.Up@Bayer.com kontaktieren. Bitte beachten Sie, dass Sie beim Versenden einer E-Mail über Ihr Bayer-Konto Ihre Identität gegenüber der Compliance-Abteilung offenlegen.

Alternativ können Sie sich auch an eine der folgenden Stellen wenden:

• Ihre Führungskraft, Abteilungsleiter*in.
• Die Konzernrevision
• Die Personalabteilung

Auch hier werden alle Anstrengungen unternommen, um sicherzustellen, dass Informationen über einen gemeldeten Vorfall vertraulich behandelt und nur auf einer „Need-to-know“-Basis geteilt werden.

Es werden Ihnen allgemeine Fragen gestellt, wie z. B.

• Zu beschreiben, was genau passiert ist
• eine Zusammenfassung des Vorfalls.
• Wer war beteiligt?
• Der Ort, an dem sich der Vorfall ereignet hat (Adresse, Ortsname oder andere relevante Ortsangaben).
• Das Datum und die Uhrzeit, zu welcher der Vorfall stattfand.
• Alle unterstützenden Dokumente oder Beweise, die Sie vorlegen können.
• Ihre Beziehung zu Bayer - z. B. aktueller oder ehemaliger Mitarbeitende oder Mitarbeitende eines Zulieferers von Bayer.
• Ob Sie Ihre Kontaktdaten angeben möchten und ob Sie diese mit Bayer teilen möchten oder nicht.

Es ist wichtig, dass Sie so spezifisch wie möglich sind, insbesondere wenn Sie keine persönlichen Daten angeben möchten, damit Ihre Meldung angemessen bearbeitet werden kann.

Am Ende des Anrufs erhalten Sie vom Convercent-Mitarbeitenden eine eindeutige Fallkennung oder Zugangsnummer. Die Zugangsnummer ist für weitere Referenzen notwendig.

Die Zeit, die für die Übermittlung eines Telefonberichts benötigt wird, hängt von der Art des Einzelfalls ab. Sie wird in der Regel zwischen 15 und 30 Minuten betragen. Wenn das Dazuschalten eines/r Dolmetschers/-in erforderlich ist, kann der Anruf auch länger als 30 Minuten dauern.

Die Web Reporting-Lösung ist in der Regel schneller, um einen Compliance-Verstoß einzureichen.

Ja. Wenn Sie neue Informationen haben oder sich an etwas Wichtiges über einen zuvor gemeldeten Vorfall erinnern, können Sie Convercent erneut kontaktieren. Convercent wird Sie bitten, Ihre Zugangsnummer anzugeben, und wird eine Aktualisierung Ihrer ursprünglichen Meldung nach dem gleichen Verfahren wie zuvor beschrieben einreichen.

Wenn Sie Ihre Zugangsnummer verlegen oder nicht mehr haben, hat Convercent keine Möglichkeit, Ihren ursprünglichen Bericht zu referenzieren. In diesem Fall werden Sie gebeten, einen neuen Bericht einzureichen und die Art und das Datum Ihres vorherigen Berichts anzugeben, damit wir den entsprechenden Fall identifizieren können.

Sie können ein persönliches Kennwort erstellen, mit dem Sie nach Einreichung des Berichts überprüfen können, ob es Updates (wie z.B. Rückfragen) zu Ihrem Bericht gibt. Sie können den Bericht nicht ändern, aber Sie können zusätzliche Details über ein „Message-Board“ hinzufügen.

Sie können mit Bayer kommunizieren, indem Sie die Zugangsnummer und das Kennwort verwenden, das Sie beim Einreichen Ihres Berichts erstellt haben. Wir empfehlen Ihnen, regelmäßig nachzuschauen, um Nachrichten zu Ihrem Bericht einzusehen.